Утверждено постановлением администрации Горноуральского городского округа от 03.02.2014  №170

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Статья 1. Общие положения и правовые основы работы с обращениями граждан

1. Настоящее Положение устанавливает порядок рассмотрения всех обращений граждан в администрации Горноуральского городского округа (далее – Администрация):

1). Граждан Российской Федерации, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

2). Иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане), за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

3). Объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющих публично значимые функции.

2. Действие настоящего Положения не распространяется на следующие обращения граждан:

1). Обращения, связанные с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок рассмотрения которых регламентируется федеральным законодательством.

2). Обращения, рассматриваемые в порядке уголовного, гражданского, арбитражного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях.

3). Обращения, отнесенные законодательством Российской Федерации к компетенции Конституционного Суда Российской Федерации, а законодательством Свердловской области - к компетенции Уставного Суда Свердловской области.

4). Обращения, направляемые Уполномоченному по правам человека Российской Федерации и Уполномоченному по правам человека Свердловской области.

5). Обращения, вытекающие из отношений, складывающихся внутри коллективов организаций и общественных объединений, регулируемых федеральным законодательством, их уставами и положениями.

6). Запросы в государственные архивы.

7). Иные обращения, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлен специальный порядок рассмотрения.

3. В работе с обращениями граждан (далее - обращения) должностные лица руководствуются Конституцией Российской Федерации, принципами и нормами международного права и международных договоров Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства Свердловской области, Уставом Горноуральского городского округа, правовыми актами Главы городского округа, правовыми актами администрации городского округа, настоящим Положением, а также положениями об управлениях, комитетах, отделах Администрации округа, должностными инструкциями.

4. Должностные лица Администрации, специалисты отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации осуществляют муниципальную функцию по рассмотрению обращений граждан в пределах своей компетенции.

Статья 2. Ведение делопроизводства по обращениям

1. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от общего делопроизводства. В Администрации работу с обращениями организует отдел по работе с обращениями граждан и документационному обеспечению Администрации (далее – отдел по работе с обращениями граждан), а также специалисты в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации, уполномоченные руководителями этих органов.

2. В функциональных (отраслевых) и территориальных органах Администрации работа с документами, касающимися обращений, должна осуществляться по правилам, изложенным в данном Положении.

3. Для обеспечения учета и поиска документов по обращениям в каждом отраслевом (функциональном) и территориальном органе Администрации создается поисково-справочный аппарат по обращениям, представляющий собой комплекс взаимосвязанных учетных документов и информационно-поисковых систем. Информационно-поисковая система должна быть представлена либо на бумажном носителе (журнал учета обращений), либо в электронном виде (электронная база данных).

Глава 2. Поступление, первичная обработка и регистрация обращений

Статья 3. Поступление и первичная обработка обращений

1. Обращения поступают в Администрацию по каналам почтовой связи, по информационным системам общего пользования, доставляются лично гражданами.

Обращения, поступившие в адрес Главы округа, Главы администрации и его заместителей либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица, передаются в отдел по работе с обращениями граждан.

Обращения, полученные по информационным сетям общего пользования, с указанием фамилии, почтового адреса отправителя, содержащие заявление, предложение или жалобу, распечатываются получателем на бумажном носителе и регистрируются как письменные обращения.

2. Работник, ответственный за прием документов:

1) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту обращения прилагает конверт;

2) в случае отсутствия обращения в конверте составляет акт о проверке наличия почтового вложения в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации Горноуральского городского округа.

Статья 4. Регистрация обращений

1. Все поступившие в Администрацию обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления.

2. В отделе по работе с обращениями граждан регистрируются:

1) обращения, адресованные Главе округа, Главе администрации и его заместителям или поступившие в Администрацию без указания конкретного должностного лица, в том числе обращения, направленные в Администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, от должностных лиц для рассмотрения по существу поставленных в них вопросов;

2) запросы материалов и документов, необходимых для рассмотрения обращений, поступившие из органов государственной власти, местного самоуправления и от должностных лиц, за исключением прокуратуры и судов.

3. Обращения, адресованные в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации, регистрируются в этих органах.

4. При регистрации в правом нижнем углу первого листа обращения (если это место занято текстом – в любом свободном месте первого листа обращения) ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный номер документа. Если обращение поступило с сопроводительным письмом, на сопроводительном письме также ставится регистрационный штамп.

5. Регистрация обращений в отделе по работе с обращениями граждан осуществляется сотрудниками отдела с использованием автоматизированной системы регистрации и контроля обращений граждан. При регистрации в электронную регистрационно-контрольную карточку вносится следующая информация: дата поступления обращения, регистрационный номер, фамилия и инициалы заявителя, адрес заявителя; в случае если обращение поступило с сопроводительным письмом – данные о корреспонденте, направившем обращение, а также отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения.

6. Регистрационный номер состоит:

1) индекса дела по номенклатуре;

2) порядкового номера поступившего документа;

3) индекса, обозначающего форму обращения (письменная форма обращения – индекс 1, устная форма обращения – индекс 2).

Например: 01-22-256/1, где 01-22 – индекс дела по номенклатуре, 256 – порядковый номер поступившего документа, 1 – индекс, обозначающий письменную форму обращения гражданина.

7. При регистрации обращения проверяется, является ли обращение повторным. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина или коллектива граждан по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

8. Обращения, поступившие от одного и того же гражданина или коллектива граждан в течение года, формируются в один том, номер которого является составной частью регистрационного номера обращения.

Глава 3. Рассмотрение обращений

Статья 5. Обязательность принятия обращений к рассмотрению. Сроки рассмотрения обращений

1. Обращения, поступившие в Администрацию и содержащие вопросы, решение которых относится к компетенции Администрации, подлежат обязательному рассмотрению. В случае необходимости обеспечивается рассмотрение обращения с выездом на место.

2. Рассмотрение поступивших в Администрацию обращений осуществляется Главой округа, Главой администрации, его заместителями, руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации либо уполномоченными на то лицами.

Должностные лица Администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений.

3. Все поступившие обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации:

1) обращения, поступившие на имя Главы округа, Главы администрации и его заместителей либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица – в течение 30 дней со дня регистрации в отделе по работе с обращениями граждан;

2) обращения, поступившие в адрес отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации – в течение 30 дней со дня регистрации в этих органах.

Статья 6. Предварительное рассмотрение обращений

Предварительное рассмотрение обращений, зарегистрированных в отделе по работе с обращениями граждан, осуществляется начальником отдела или лицом, официально исполняющим его обязанности, с целью направления обращений руководителям и исполнителям в соответствии с их компетенцией.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания обращений, а также с учетом вопросов, отнесенных к компетенции отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации.

Предварительное рассмотрение обращений, адресованных в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации, осуществляется лицами, уполномоченными руководителями органов. После предварительного рассмотрения обращения передаются руководителям этих органов.

Статья 7. Порядок рассмотрения отдельных обращений на стадии предварительного рассмотрения

1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Такие обращения регистрируются с пометкой "Без подписи", "Без адреса" и списываются начальником отдела по работе с обращениями граждан в архив с указанием (резолюцией) "Для учета, в дело". Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4. Орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

6. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий орган местного самоуправления орган или соответствующему должностному лицу.

Статья 8. Рассмотрение обращений Главой округа, Главой администрации и его заместителями

1. После предварительного рассмотрения начальником отдела по работе с обращениями граждан обращения передаются специалисту отдела для заполнения полей электронной регистрационно-контрольной карточки:

1) краткое содержание обращения;

2) фамилия и инициалы Главы округа, Главы администрации или его заместителя, которому направляется обращение.

Главе округа, Главе администрации и его заместителям передается обращение с приложениями.

2. Если в обращении содержатся вопросы, входящие в сферу деятельности нескольких заместителей главы администрации, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан копирует обращение и направляет его каждому заместителю для рассмотрения вопросов по компетенции, о чем делается отметка в электронной регистрационно-контрольной карточке.

3. Глава округа, Глава администрации, заместители главы администрации, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов рассматривают обращения и дают поручения исполнителям в виде резолюций.

Если обращение содержит вопросы, исполнение которых должно осуществляться в различных функциональных (отраслевых), территориальных органах Администрации, при направлении обращения для исполнения в резолюции (поручении) указывается, по какому именно вопросу обращение направлено данному исполнителю.

В резолюции руководитель устанавливает контрольный срок (контрольную дату), к которому исполнитель должен подготовить ответ на обращение. Контрольный срок не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно трехдневный или десятидневный сроки исполнения поручения, считая от даты его подписания.

4. Рассмотрение проводится в течение трех дней со дня поступления обращения к рассматривающему, но не более пяти дней со дня регистрации обращения в отделе по работе с обращениями граждан.

5. Если решение вопросов, поставленных в обращении, не входит в сферу деятельности, закрепленную за заместителем главы администрации обращение возвращается в отдел по работе с обращениями граждан для направления другому заместителю в течение одного рабочего дня.

В случае разногласия между заместителями главы администрации по содержанию обращения окончательное решение по данному вопросу принимает глава администрации или вовремя его отсутствия заместитель - исполняющий полномочия главы администрации.

6. Все рассмотренные Главой округа, Главой администрации и его заместителями обращения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан в течение одного дня со дня рассмотрения руководителем.

7. В соответствии с поручениями, содержащимися в резолюциях Главы округа, Главы администрации и его заместителей, специалисты отдела по работе с обращениями граждан в течение одного – двух дней со дня возврата после рассмотрения руководителем вносят в электронную регистрационно-контрольную карточку следующие данные:

1) дата возврата после рассмотрения руководителем;

2) дата отправки исполнителю;

3) фамилия и инициалы исполнителя;

4) поручение.

Затем направляют обращения исполнителям для решения вопросов и подготовки ответов.

Передача обращений исполнителям осуществляется специалистом отдела по работе с обращениями граждан в течение одного – двух дней.

Статья 9. Рассмотрение обращений в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации

1. Обращения, поступившие в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации из отдела по работе с обращениями граждан, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, если руководителем не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.

2. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации:

1) рассматривают обращение и обеспечивают его исполнение;

2) дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

3) при необходимости уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другие государственные органы, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

В целях объективного и всестороннего рассмотрения обращений руководители органов имеют право пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3. В случае если обращение содержит вопросы, исполнение которых должно осуществляться в различных отраслевых (функциональных), территориальных органах Администрации, и направлено нескольким исполнителям с указанием, по какому именно вопросу обращение направлено данному исполнителю, каждый исполнитель готовит отдельный ответ по вопросу, находящемуся в его компетенции.

4. Если исполнение одного поручения по обращению было дано нескольким лицам, ответственным за подготовку ответа на обращение является лицо, указанное в резолюции первым (ответственный исполнитель).

Соисполнители не позднее, чем за пять дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю информацию и материалы, необходимые для подготовки ответа.

Ответственный исполнитель осуществляет контроль за сроками исполнения, готовит проект ответа.

5. В случае если обращение, направленное исполнителю в соответствии с резолюцией заместителя главы администрации, не может быть исполнено в отраслевом (функциональном), территориальном органе Администрации (вопросы, поставленные в обращении, не входят в компетенцию этого органа), данный орган в течение одного – двух дней с момента получения и не позднее семи дней со дня регистрации обращения в отделе по работе с обращениями граждан возвращает обращение заместителю главы администрации, рассмотревшему обращение, для направления по компетенции. Затем обращение с новой резолюцией в течение одного рабочего дня передается новому исполнителю с одновременным уведомлением отдела по работе с обращениями граждан. Специалист отдела вносит изменения в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Статья 10. Требования к письменному ответу

1. Исполнитель готовит ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

В ответе, направляемом в государственные органы, органы местного самоуправления, должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

2. Проект ответа готовится исполнителем в двух экземплярах:

1) для направления заявителю;

2) для хранения в деле (контрольный экземпляр).

В случае если обращение поступило в Администрацию для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения, готовится также ответ для направления в организацию (организации) или должностному лицу, приславшим обращение.

3. В случае если в резолюции содержится поручение подготовить ответ за подписью Главы округа, Главы администрации или его заместителя, готовится проект ответа за подписью указанного лица.

В случае если в резолюции Главы округа, Главы администрации или его заместителя содержится поручение рассмотреть обращение и дать ответ заявителю, ответ готовится за подписью руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа, которому поручено рассмотрение обращения (или лица, официально его замещающего).

Если обращение поступило в отраслевой (функциональный) или территориальный орган, то ответ готовится за подписью руководителя этого органа (или лица, официально его замещающего).

4. Исполнитель, подготавливающий проект ответа, визирует его контрольный экземпляр. В случае если ответ готовится за подписью Главы округа, Главы администрации или его заместителя, контрольный экземпляр ответа визируется руководителем органа.

5. Ответы оформляются в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в Администрации Горноуральского городского округа.

Ответы за подписью Главы округа оформляются на бланке письма Главы округа (с угловым расположением реквизитов), за подписью Главы администрации или его заместителей оформляются на бланке письма Администрации (с угловым расположением реквизитов), за подписью руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации – на бланках писем отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации (с угловым расположением реквизитов).

6. После подписания ответов Главой округа, Главой администрации, его заместителями ответы возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан через приемную администрации. Специалистами отдела осуществляется регистрация ответов и внесение в соответствующие поля электронных регистрационно-контрольных карточек сведений об исполнении обращений и о списании их в дело. Зарегистрированные ответы передаются специалисту отдела по работе с обращениями граждан для направления заявителям.

Ответы за подписью руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации регистрируются в данных органах. Один экземпляр ответа направляется заявителю по почте, другой (контрольный) остается в этом органе.

В случае если обращение поступило в орган через отдел по работе с обращениями граждан (зарегистрировано в отделе), контрольный экземпляр ответа направляется в отдел по работе с обращениями граждан вместе с обращением и приложениями.

7. Ответы на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляются заявителям по почтовому адресу, указанному в обращении.

8. Ответы на коллективные обращения граждан направляются на имя первого лица, подписавшего обращение (если в обращении не указано конкретное лицо, которому следует направить ответ), или на адрес лица, указанного на конверте.

Статья 11. Продление срока рассмотрения обращений

1. В исключительных случаях срок рассмотрения обращений может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

2. Срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, рассмотревшим обращение, или лицом, официально исполняющим его обязанности. Объективные причины для продления срока излагаются исполнителем в докладной записке не позднее, чем за пять дней до истечения контрольного срока, установленного должностным лицом, рассмотревшим обращение.

Аргументированная докладная записка с просьбой о продлении срока, обращение гражданина с приложениями направляются должностному лицу, рассмотревшему обращение.

3. В случае продления срока исполнитель уведомляет гражданина о продлении срока рассмотрения обращения. Если обращение зарегистрировано в отделе по работе с обращениями граждан, исполнитель направляет в отдел копию докладной записки с резолюцией Главы округа, Главы администрации или его заместителя о продлении срока рассмотрения и копию уведомления гражданину. Измененный срок рассмотрения обращения вносится в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Статья 12. Предоставление справочной информации о рассмотрении обращений

1. Заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает прав, свобод и законных интересов других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

Для ознакомления с указанными материалами гражданин подает заявление в отдел по работе с обращениями граждан или в тот отраслевой (функциональный), территориальный орган, где зарегистрировано его обращение. После ознакомления гражданина с документами он расписывается на заявлении и проставляет дату ознакомления.

2. Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет отдел по работе с обращениями граждан, а также специалисты в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации, назначенные руководителями этих органов.

3. По устному запросу гражданина ему предоставляется информация по следующим вопросам:

1) о получении обращения и направлении его на рассмотрение;

2) об отказе в рассмотрении обращения;

3) о продлении срока рассмотрения обращения;

4) о результатах и сроках рассмотрения обращения.

Глава 4. Особенности рассмотрения отдельных обращений Главой округа, Главой администрации, его заместителями и руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов

Статья 13. Прекращение переписки с гражданином

В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава округа, Глава администрации, заместитель главы администрации, руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу (при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Администрацию или одному и тому же должностному лицу Администрации).

Если такое обращение поступило на имя Главы округа, Главы администрации или его заместителя, либо в адрес Администрации без указания конкретного должностного лица, решение о прекращении переписки может принять Глава округа, Глава администрации или его заместитель, рассмотревший обращение. В этом случае гражданину дается ответ, уведомляющий о прекращении с ним переписки по данному вопросу за подписью Главы округа, Главы администрации или его заместителя. Проект ответа готовит исполнитель по поручению руководителя, рассмотревшего обращение.

Если такое обращение адресовано в отраслевой (функциональный) или территориальный орган Администрации, решение принимается руководителем этого органа и ответ заявителю направляется за его подписью или за подписью уполномоченного на то лица.

Статья 14. Направление обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, данное обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, подписанным Главой округа, Главой администрации, его заместителем, руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации (или лицами, официально их замещающими).

Одновременно гражданин, направивший обращение, уведомляется о переадресации обращения. К уведомлению прилагается копия сопроводительного письма о направлении обращения по компетенции.

Статья 15. Запрет направления жалобы на рассмотрение в орган или лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если в соответствии с этим запретом невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение направляется в правовое управление Администрации (с резолюцией Главы округа, Главы администрации управляющего делами Администрации) для подготовки ответа с разъяснением права гражданина обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

Статья 16. Разглашение сведений, составляющих государственную тайну или иную охраняемую федеральным законом тайну

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, по решению Главы администрации, заместитель главы администрации (в соответствии с резолюцией), готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Если такое обращение адресовано в отраслевой (функциональный) или территориальный орган Администрации, ответ готовится этим органом.

Сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу подписывается должностным лицом, принявшим такое решение, и направляется гражданину.

Статья 17. Рассмотрение обращений и запросов, поступивших в Администрацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения

1. Если обращение поступило в Администрацию на имя Главы округа, Главы администрации, его заместителя или в Администрацию без указания конкретного должностного лица для рассмотрения по существу поставленных в обращении вопросов из органов государственной власти, органов местного самоуправления с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения:

1) обращение рассматривается Главой округа, Главой администрации или его заместителем в обычном порядке и направляется с поручением исполнителю для подготовки проекта ответа за подписью Главы округа, Главы администрации или его заместителя, рассмотревшего обращение;

2) руководитель устанавливает контрольный срок, к которому исполнитель должен подготовить проект ответа;

3) контрольный срок не должен превышать срок, установленный для ответа организацией (должностным лицом), направившей обращение;

4) проект ответа готовится исполнителем в сроки, указанные в резолюции, и направляется на подпись Главе округа, Главе администрации или его заместителю, рассмотревшему обращение.

2. Если обращение поступило из органов государственной власти, органов местного самоуправления, от должностных лиц с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения обращения, и адресовано в отраслевой (функциональный) или территориальный орган Администрации, ответ заявителю и в организацию (должностному лицу), направившую обращение, подписывается руководителем этого органа или лицом, официально его замещающим.

3. Если в адрес должностного лица поступил запрос о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, должностное лицо обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

Глава 5. Личный прием граждан в Администрации

Статья 18. Организация личного приема

1. Личный прием граждан (далее – прием) в Администрации проводится Главой округа, Главой администрации и его заместителями, руководителями отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации и уполномоченными на то лицами.

При необходимости в отделе по работе с обращениями граждан могут быть организованы приемы граждан должностными лицами Администрации или других организаций, деятельность которых направлена на обеспечение законных интересов и прав граждан.

2. Организацию приема граждан Главой округа и Главой администрации обеспечивает отдел по работе с обращениями граждан.

3. Прием граждан Главой округа и Главой администрации проводится в Администрации или на территории одного из населенных пунктов округа (в случае проведения выездного приема).

4. Личный прием граждан Главой округа и Главой администрации осуществляется в соответствии с графиком приема, который ежемесячно составляется начальником отдела по работе с обращениями граждан и согласуется с управляющим делами.

5. Информация о месте и времени проведения приема размещается на стенде в Администрации и на официальном сайте Администрации.

6. Личный прием граждан Главой округа и Главой администрации осуществляется по предварительной записи, которая ведется в отделе по работе с обращениями граждан.

Во время записи на прием специалистом отдела заполняется карточка личного приема гражданина, в которой заполняются следующие обязательные поля:

1) фамилия, имя, отчество;

2) адрес заявителя;

3) краткое содержание обращения;

4) фамилия и инициалы лица, на прием к которому записывается гражданин;

5) дата приема.

7. Начальник отдела по работе с обращениями граждан запрашивает у отраслевых (функциональных), территориальных органов информацию, необходимую для проведения приема (материалы, документы, сведения и т.д.), по вопросам, поставленным в обращении гражданина. Осуществляет подборку всех имеющихся в отделе материалов, касающихся данного заявителя. Подготовленные материалы обобщаются и предоставляются Главе округа или Главе администрации в ходе личного приема.

8. В приемах, проводимых Главой округа, Главой администрации должен присутствовать начальник или специалист отдела по работе с обращениями граждан. По усмотрению Главы округа, Главы администрации, ведущего прием, на прием могут быть приглашены заместители главы администрации, сотрудники Администрации или представители сторонних организаций.

9. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность гражданина.

10. Должностное лицо, ведущее прием, по результатам рассмотрения обращения гражданина доводит до его сведения свое решение о том, кому будет поручено рассмотрение обращения, либо разъясняет, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу поставленных в нем вопросов (в случае, если рассмотрение поставленных в обращении вопросов не входит в компетенцию Администрации), принимает решение о постановке обращения на контроль. Принятое решение фиксируется в карточке личного приема.

Если в ходе личного приема, гражданин излагает свое обращение в письменном виде, решение, принятое должностным лицом, оформляется в виде резолюции на лицевой стороне первого листа обращения.

После регистрации в отделе по работе с обращениями граждан обращения, поступившего в ходе личного приема, направляются исполнителям.

11. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

12. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Статья 19. Прием граждан в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации и в отделе по работе с обращениями граждан

1. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан ведут личный прием ежедневно в рабочее время с перерывом на обед и двумя технологическими пятнадцатиминутными перерывами. Специалисты отдела ведут личный прием граждан в день их обращения без предварительной записи или дают консультации по телефону. Информация о времени работы отдела размещается на стенде.

2. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации ежегодно издают приказ о проведении личного приема граждан, определяющий время и место проведения приема руководителями и специалистами этих органов. Информация о времени и месте проведения приема доводится до сведения граждан (размещается на стендах отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации и на официальном сайте Администрации).

Глава 6. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений

Статья 20. Осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан

1. На контроль ставятся все обращения, требующие ответа. Контроль за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением обращений в Администрации возлагается на должностных лиц Администрации либо на уполномоченных на то лиц. Должностные лица Администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан, а также специалисты отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации, уполномоченные руководителями этих органов.

2. Глава округа, Глава администрации, заместители главы администрации, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации несут персональную ответственность за правильность определения исполнителей, принятие решения по обращению, в том числе решения оставить обращение без ответа или прекратить переписку, соблюдение сроков рассмотрения обращений, своевременность продления сроков рассмотрения обращений, содержание подписываемых ответов.

Исполнители несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений по обращению, своевременность извещения руководителей о необходимости продления сроков исполнения поручений по обращениям, содержание и оформление подготовленных ответов.

Специалисты отдела по работе с обращениями граждан несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленных законом сроков рассмотрения обращений.

3. Начальник отдела по работе с обращениями граждан и документационному обеспечению Администрации наделяется полномочиями по подготовке и подписанию следующих документов:

1) писем и служебных записок в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации, направленных на решение оперативных вопросов, возникающих при работе с обращениями, обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений, а также писем и служебных записок в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации информационного характера, касающихся работы с обращениями граждан;

2) докладных записок о нарушениях сроков рассмотрения и исполнения обращений отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации, а также докладных и служебных записок, направленных на решение оперативных вопросов, возникающих при работе с обращениями, обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;

3) справок, отчетов и других информационно-аналитических материалов по работе с обращениями.

4. Обращения граждан считаются исполненными и могут быть сняты с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

После получения ответа на обращение, зарегистрированное в отделе по работе с обращениями граждан, специалист отдела вносит информацию об исполнении обращения в электронную регистрационно-контрольную карточку. Затем ответ и обращение с приложениями представляется Главе округа, Главе администрации или заместителю, рассмотревшему данное обращение для ознакомления и принятия решения о снятии обращения с контроля.

Руководитель, рассмотревший обращение, принимает решение о снятии обращения с контроля. В регистрационно-контрольной карточке, прилагаемой к обращению, руководитель в графе «Списание в дело» ставит подпись и дату. В отдельных случаях (например, в случае отсутствия заместителя главы администрации, рассмотревшего обращение) решение о снятии с контроля может принимать начальник отдела по работе с обращениями граждан.

Затем обращение с приложениями и ответом возвращается в отдел по работе с обращениями граждан.

5. Для обеспечения контроля за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений отдел по работе с обращениями граждан направляет исполнителям напоминания о сроке исполнения обращений.

Данные о состоянии исполнительской дисциплины, систематически доводятся отделом по работе с обращениями граждан до сведения Главы округа, Главы администрации, его заместителей, управляющего делами администрации, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов.

Аналитическая работа по обращениям граждан ведется отделом по работе с обращениями граждан во взаимодействии со всеми отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации.

Регулярно проводится анализ поступивших в Администрацию обращений (в том числе анализ количества и тематик обращений, статистических данных, динамики показателей и т.д.).

Справки, отчеты и другие информационно-аналитические материалы по работе с обращениями направляются Главе округа, Главе администрации, его заместителям, управляющему делами, руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов.

При необходимости отделом по работе с обращениями граждан составляются проекты служебных записок об уменьшении размера премии за нарушение установленных сроков либо некачественное рассмотрение обращений граждан. Записки представляются управляющему делами администрации.

В отраслевых (функциональных) и территориальных органах могут применяться различные формы контроля. Раз в полгода руководители органов представляют отчет по работе с обращениями в отдел по работе с обращениями граждан.

7. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляются плановые и внеплановые (по мере необходимости) проверки состояния работы с обращениями в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации. К осуществлению проверок могут быть привлечены специалисты отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации по согласованию с их руководителями.

Данные, полученные в ходе проверок, обобщаются и представляются в виде справок, составляемых начальником отдела по работе с обращениями граждан. Информация о результатах проверок доводится до сведения должностных лиц Администрации.

Статья 21. Дополнительный контроль

1. После направления ответа заявителю в сроки, предусмотренные законодательством, в целях повышения эффективности работы с обращениями и защиты интересов граждан, Глава округа, Глава администрации, заместители главы администрации, управляющий делами администрации, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов или уполномоченные на то лица, начальник отдела по работе с обращениями граждан имеют право проконтролировать окончательное решение вопроса, поставленного в обращении, в случае, если в ответе указывается, что вопрос будет решен в течение определенного периода времени. В этом случае указанные лица могут принять решение о постановке обращения на дополнительный контроль.

2. Исполнителю направляется уведомление о постановке обращения на дополнительный контроль за подписью руководителя или уполномоченного на то лица (в случае если обращение зарегистрировано в отделе по работе с обращениями граждан, уведомление направляется за подписью начальника отдела) с указанием контрольной даты для ответа.

3. В электронной регистрационно-контрольной карточке делается отметка о постановке на дополнительный контроль.

4. Исполнитель в установленные сроки готовит ответ об окончательном решении вопроса и направляет его заявителю и в отдел по работе с обращениями граждан (контрольный экземпляр ответа).

Сотрудником отдела по работе с обращениями граждан в электронной регистрационно-контрольной карточке делается отметка о результатах дополнительного контроля обращения. Ответ направляется Главе округа, Главе администрации или его заместителю, рассмотревшему обращение, для принятия решения о снятии обращения с дополнительного контроля и списании в дело.

6. В отраслевых (функциональных) и территориальных органах постановка на дополнительный контроль и снятие с него производится по решению руководителя этого органа или уполномоченного на то лица.

Глава 7. Формирование и хранение дел по обращениям

Статья 22. Формирование и хранение дел в отделе по работе с обращениями граждан

1. Обращения, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями граждан, после их исполнения со всеми относящимися к ним материалами и ответами возвращаются в отдел по работе с обращениями, за исключением обращений, в которых содержатся заявки на предоставление земельного участка, на разрешение на строительство, на утверждение проекта границ земельного участка и т.д., оригиналы которых согласно номенклатуре дел Администрации хранятся в землеотводном (земельном) деле (в этих случаях в отдел по работе с обращениями граждан возвращаются копии обращений и все относящиеся к обращениям материалы и ответы).

2. Обращения граждан (оригиналы и копии), ответы на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также материалы по личному приему граждан формируются в дела по номенклатуре дел. Повторные обращения и дополнительные документы, поступившие в течение текущего календарного года, формируются в дела в соответствии с п.8 ст. 4 настоящего Положения. Дела подлежат хранению в течение пяти лет (в случае неоднократного обращения – пяти лет после последнего рассмотрения) в отделе по работе с обращениями граждан.

Статья 23. Формирование и хранение дел в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации

1. В отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации хранятся обращения, адресованные в эти органы, и ответы на них.

2. Хранение документов по обращениям граждан производится централизованно, в подразделении или у специалиста, которые отвечают за ведение делопроизводства по обращениям граждан в этих органах.

3. В отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации дела хранятся в соответствии с установленными номенклатурой дел сроками.